Archivsoftware für strukturierte Dokumentenverwaltung

Wo steckt das archivierte Dokument? Darf die angeforderte Akte herausgegeben werden? Wer hatte sie zuletzt in Händen, wenn sie jetzt unvollständig ist? Nervende Fragen wie diese kommen beim Einsatz von ArchiStore® gar nicht erst auf.

Wir haben unser Aktenverwaltungsprogramm 1995 erstmals vorgestellt und seither stetig weiterentwickelt. Mit seiner Hilfe können Sie Ihre Archivalien sicher organisieren, verwalten und lückenlos dokumentieren. Alle Vorgänge nutzen QR-Code-Technologie und werden bis ins kleinste Detail hinein protokolliert (Audit Trail). Die mandantenfähige Lösung bietet zudem umfangreiche Reporting- und Importfunktionen für verschiedene Formate.

Die Kern-Features von ArchiStore®:

• QR-Code-gestützte Indexierung von Akten
• Einbindung von ArchiCapture® als Scan-Client für hybride Archivierung:
  Digitalisieren im Zuge der physischen Einlagerung und Hinterlegen der Dateien im System
• Volltextsuche für schnelle und treffsichere Recherche der erfassten Dokumente
• Verwaltung und Anfordern archivierter Akten (physisch oder in Kopie) über Web-Portal ArchiStore®-Online (Intranet oder Internet möglich) ohne zusätzliche Software
• detaillierte Rechtvergabe: integrierte Berechtigungskonzepte und Kontrollmechanismen für Zugriffe (z. B. Ansicht und Zugriff einschränkbar auf Abteilungen, Kostenstellen u. a.)
• transparente Archivkosten, zum Beispiel nach Eigentümer oder Verursacher
• Archiv-Dokumentation mit Historie des Dokumenten-Lebenszyklus und Vorgangsprotokollierung
• Erinnerung an endende Aufbewahrungsfristen, damit Archive nicht größer werden als nötig
• umfangreiche Report-Möglichkeiten (z. B. Bestandsübersicht, Kostenstellenzuordnung)
• Mandantenverwaltung inklusive Fakturierungsmodul für Fremdarchive
• komfortable Möglichkeit zum Datenimport aus bestehenden Programmen
• Einbindung mobiler QR-Code-Lesegeräte
• Multisprachenfähigkeit